摘要：本文认为电子卷宗同步生成要实现的是一次卷宗的变革，由已运行十余年的纸质卷宗生成电子卷宗的传统模式到电子卷宗生成纸质卷宗的先进模式的变革。本文通过剖析电子卷宗的现行生成模式及利用现状，指出电子卷宗同步生成存在的困难主要是思想上的排斥和系统开发上的欠缺。针对系统开发，提出了自动生成制式文件、自动提取文件日期、自动排序、自动编码、一键打印、周期提醒等开发目标,并建议调整卷宗文书材料的排列顺序,以适应新形势下纸质卷宗和电子卷宗的有机统一与融合。只有通过技术开发让办案系统真正做到为工作人员减负，他们思想上的堡垒才能不攻自破。电子卷宗实现同步生成后，其利用价值和利用深度都是不可预估的，本文谨从服务审判执行、服务审判管理、服务人民群众这三个角度对电子卷宗的深度利用进行了探讨。总之，电子卷宗的同步生成及其深度利用必将助力创造新的审判方式，为打造“智慧法院”增砖添瓦。（全文共8111字）

　　关键词：电子卷宗；变革；自动生成；深度利用；智慧法院

　　以下正文：

　　2016年7月28日,最高人民法院印发了法[2016]264号文件《关于全面推进人民法院电子卷宗随案同步生成和深度应用的指导意见》，《意见》指出，要紧紧围绕“四个全面”战略布局，进一步强化服务人民群众、服务审判执行、服务司法管理工作理念，深入贯彻《人民法院第四个五年改革纲要（2014--2018）》和《人民法院信息化五年发展规划（2016--2020）》，着力推进诉讼电子卷宗随案同步生成，全面开发和支持电子卷宗在案件办理、诉讼服务和司法管理中的深度应用，为建成人民法院信息化3.0版、打造智慧法院提供核心支撑。《意见》同时明确了2017年底前，全国法院全面实现电子卷宗随案同步生成和深度应用的总体目标。

　　然而,对于多数法院来说,电子卷宗同步生成仍是一大难题,难以推进。传统意义上的电子卷宗,是指在案件受理前或者案件受理过程中，将装订成卷的纸质案件材料，依托数字影像技术、文字识别技术、数据库技术等媒介技术制作而成的具有特定格式的电子文档和相关电子数据。而对于电子卷宗同步生成的概念，许多法院认为就是要把扫描环节从结案整卷后提前到审判流程中的各个环节随时扫描。而我们认为，电子卷宗同步生成要实现的是一次卷宗的变革，由已运行十余年的纸质卷宗生成电子卷宗的传统模式到电子卷宗生成纸质卷宗的先进模式的变革。

　　一、电子卷宗现行生成模式

　　十余年前，全国法院自上而下的推行纸质卷宗扫描为电子卷宗，纸质存档与电子存档并行。多数法院采取的方式是：案件审结后，书记员按照最高人民法院发布的《人民法院诉讼文书立卷归档办法》[2]规定的诉讼文书材料排列顺序整理卷宗、编码，再借助快速扫描仪将纸质卷宗扫描为电子版材料，分类别保存在审判管理系统的电子卷宗目录下，即完成了电子卷宗的生成。这种由纸质卷宗扫描生成电子卷宗的运行模式一直被沿用至今。

　　二、电子卷宗利用现状

　　电子卷宗生成的目的在于利用，在于更好的服务人民群众、服务审判执行、服务司法管理。然而，电子卷宗扫描存档这种模式虽已运行多年，扫描生成的电子图片也占用了巨大的存储空间，但电子卷宗的利用率却极低，除在诉讼服务中心为当事人提供已结案件的电子卷宗正卷查询外，远远没有充分发挥它便于调阅、便于打印的巨大优势。

　　下面仅以我院诉讼卷宗为例，分析电子卷宗的利用现状。

　　
1.截至2016年底，我院库存纸质卷宗86354卷129531册，其中已扫描卷宗23786卷35679册，未扫描62568卷93852册。
2.近三年本院干警、当事人、律师及行政机关查卷年均1358人次，其中93%以上通过查阅纸质卷宗完成。 

3.本院法官、当事人、律师及公安机关、检查机关等单位的可查阅卷宗范围、查阅流程及耗时情况。

　　从以上数据来看，档案室的查卷工作量大但电子卷宗的利用率却极低，绝大部分的查卷工作仍是通过查阅纸质卷宗完成，期间要经过繁琐的申请、签字审批流程，审批通过后，档案室工作人员从电子档案系统检索案卷库存位置，入库取卷，再到文印室复印，整个查卷过程繁琐而耗时长，且当事人常因承办法官开庭、外出办案或其他原因无法签字而导致查卷时间延长。

　　三、电子卷宗同步生成存在的难题

　　1.畏难情绪普遍存在。据了解，已推行电子卷宗同步生成的法院采取的方式有两种：一种是设立专门的卷宗扫描中心，在审判流程中的各个环节，责任部门在收到纸质材料的规定时间内转交卷宗扫描中心扫描，扫描完成后再由责任部门工作人员从卷宗扫描中心取回；另一种是在审判流程的各个环节，责任部门工作人员收到纸质材料后随时扫描。不管是以上哪种方式，无论是材料流转还是随收随扫，都必然带来工作流程的繁琐化和工作量的加大，甚至还会导致材料流转过程中的丢失。所以无论是法官还是书记员，普遍认为电子卷宗同步生成会使他们的工作变得更加繁琐，虽然同步生成的电子卷宗会给他们的文书制作环节带来便利，但仍然是一项弊大于利的工作。对这项工作普遍存在的抵触心理和畏难情绪，使得电子卷宗同步生成的推进变得尤为困难。

　　2.结案后电子卷宗与纸质卷宗的页序难以统一。审判流程中的每个环节都有不同数量的材料需要扫描录入系统，案件审结后，系统中的电子卷宗材料顺序与按照《人民法院诉讼文书立卷归档办法》整好的纸质卷宗材料顺序会有很大出入，而对于材料页数较多的案卷，在系统中调整电子卷宗材料顺序必将是个大工程且极易出错，操作性不强。所以，电子卷宗与纸质卷宗页序保持一致的问题是电子卷宗同步生成的一大难关。

　　3.系统开发深度不够，电子与纸质并行，双重劳动现象严重。2017年2月底，全市法院将原来使用的审判业务管理系统5.0升级改版为人民法院审判业务云平台，云平台与原审判系统相比，操作界面更加简洁化、人性化，系统功能更加自动化，能自动生成部分制式材料，比如立（结）案审批表、裁判文书头文件。但从信息化服务审判、意在为法官减负的角度看，系统的开发深度仍显不够。比如，审批类流程，虽早已实现网上申请、审批，但除以上提到的少数制式材料外，系统并不能生成其他各类审批表，法官仍需填写纸质审批表层报审批人审批，审批完成后将该审批表入纸质卷宗，再扫描入电子卷宗。再比如，系统虽能识别审理报告、实体文书、司法文书等材料类别以判断应该归入正卷还是副卷，却无法直接提取这些材料作为电子卷宗使用，电子卷宗模块仍然完全需要通过扫描纸质卷宗来操作完成。这样一来，一份报告或文书材料，往往需要经历本地制作、上传系统、打印（拟稿）、纸质审批、网上审批、再打印（签发稿）、扫描这一系列步骤，由电子（文本）到纸质，再到电子（图片），中间的线下纸质审批环节略显累赘。在整个案件审理过程中，诸如此类的双重劳动现象严重，为信息化而信息化，利用信息化的优势为一线法官减负、提升审判效率，任重而道远。

　　四、电子卷宗同步生成的几点意见和建议

　　1.系统自动生成为主，扫描为辅。为能有效提高审判效率，切实减轻法官负担，应充分深度开发审判系统，对相关模块进行完善，对每一个环节产生的制式、非制式表格、报告、文书等，由系统生成或领导审批后，经自动识别文件类型、Word转Pdf后自动归入正卷或副卷，作为电子卷宗使用。而需要扫描的，仅限于需要当事人提供的或签字确认的诉状、证据、送达回证。在信息化的技术支撑下，大部分的电子卷宗都由系统随着案件审理同步生成，也大大减少了扫描的工作量。

　　2.调整卷宗目录，文书材料归大类。最高人民法院、国家档案局分别于1984年1月4日、1991年12月24日两次出台《人民法院诉讼文书立卷归档办法》，都分别对各类一、二、再审、申诉案件诉讼文书材料的排列顺序进行了规定。1991年的《办法》除了将审查报告、评议笔录、审委会笔录等不宜对外公开的材料列入副卷外，在其他文书材料的排列顺序方面并没有大的改动。1991年的《人民法院诉讼文书立卷归档办法》已应用了26年之久，已与当下的司法改革需求和信息化与案件审理的深度融合不相适应。建议出台新的《人民法院诉讼文书立卷归档办法》，对文书材料的分类及排列顺序作出相应调整，便于电子卷宗同步生成时的归类及自动排序。

　　下面以民事一审正卷为例，对目录调整及电子卷宗生成方式提出建议。

　　如上表所示，除卷宗封面、卷内目录、备考表、证物袋和卷底这五项卷首位材料外，其他十九项材料可归为起（应）诉材料、证据类、笔录类、文书类、通知传票回证类、二审材料、其它材料共七大类（由七种不同颜色标出），且二十四项材料中有十四项（底色标红部分）理论上可以通过深度开发审判系统实现电子卷宗的自动生成。

　　3.自动提取日期，自动按时间排序。在案件审理过程中，电子卷宗以系统自动生成或扫描的方式同步生成，对于系统自动生成的卷宗材料，系统自动记录每一份材料的生成时间，对于需以扫描方式生成的卷宗材料，扫描前由工作人员在材料固定位置加盖类别戳和时间戳，由系统自动提取材料类别和时间，自动归入上面提到的大类目录下。案件审结，所有卷宗材料生成或扫描上传后，系统自动根据材料时间在每一个大类目录下对材料进行排序。

　　4.自动编码，一键打印，由电子卷宗形成纸质卷宗。案件审结，系统对材料排序结束后，自动对除卷皮、卷内目录、卷底外的其他材料进行编码。至此，完整的电子卷宗即形成。对于系统自动生成的卷宗材料，建议系统提供带页码一键打印功能，将打印形成的纸质材料与原纸质材料按照电子卷宗的顺序合并整理，在原纸质材料上手写页码或加盖页码戳，然后装订。至此，完成的纸质卷宗即形成。

　　5.系统设置周期提醒，及时扫描纸质材料。对每个案件，每三个工作日对扫描工作进行一次提醒，如有需要扫描的纸质材料，应及时扫描上传。

　　6.公检法戮力协作，实现电子卷宗横向交互流转。目前，公安局、检察院、法院已规范各自的案件卷宗，但是，目前国内尚没有电子卷宗横向交互流转的国家规范性标准和文件。为提高公检法基础数据的互通互享，公检法应戮力协作，加强案件卷宗、尤其是电子卷宗的标准化、规范化建设，制定在公检法之间共同流转案件卷宗的统一标准[3]，在案件移送提供纸质侦查（公诉）卷宗的同时以光盘介质或网络渠道提供电子卷宗。在法院审判系统刑事案件的电子卷宗下设立刑事侦查（公诉）卷宗目录，刑事案件立案后及时将侦查（公诉）卷宗的电子卷宗数据导入审判系统，以供承办人、庭长、分管领导随时查阅或调取信息，为适应以审判为中心的诉讼制度改革提供有力的技术支持。

　　7.完善考核制度,保障电子卷宗同步生成稳定运行。将电子卷宗同步生成工作的考核一并纳入相应审判团队（法官、审判助理、书记员）中所有成员的年度业绩考核。开发审判系统的卷宗扫描考核功能，将提取到的时间戳的时间与扫描时间相比对，扫描时间落后于时间戳的时间超过三天的，视为违规；违规扫描的数量超过总扫描数量20%的，取消评先评优资格。

　　五、关于电子卷宗深度利用的探讨

　　案件卷宗是法官司法办案最重要的载体，案件的事实、证据、程序等都是通过卷宗呈现，直接反映法官的办案质量、效率和效果。在信息化时代背景下，法院如何充分发挥电子卷宗的优势、实现“信息化+卷宗”[4]的有机融合，从而提高办案质量和效率、加强办案监督管理、扩大司法公开、保障律师依法执业已经成为当务之急。

　　（一）服务审判执行，助力提升审执质效

　　1．抓取卷宗基本信息，激活数据价值。在案件流转的每一个环节，系统可从已生成的电子卷宗中抓取案件的相关信息，自动识别的电子卷宗信息可自动回填至案件信息表中，还可根据法官需求提供含有案件信息的不同类别的文书模板。现已开发使用的人民法院智审系统就已实现此项功能，法官制作文书时，系统可将当事人基本信息、原告诉求、被告答辩意见等信息从扫描形成的图片中提取并转换为可编辑文档，供法官复制使用。法官从此告别了根据纸质卷宗将大量基本信息敲入计算机的时代，既节省时间，又提高了信息的准确度。

　　2.规范庭审，告别“听”证据时代。[5]证据形成的电子卷宗清晰、直观、法庭说理性强，不仅法庭各方参与者都能看到，法官还能在庭审中对证据进行放大、标注等操作，改变了传统庭审中法官、辩护律师、被告人及旁听群众“听”证据的局面，使庭审更加规范、直观，这种直观的形式也激活了整个庭审，有利于双方的辩论，使死气沉沉的庭审现场充满活力，更有利于庭审实质化，实现审判中心主义。

　　3.审委会调阅，提高案件研究效率和质量。传统的审委会研究案件模式中，审委会委员仅仅依托承办法官提交的审理报告和对承办法官进行提问来了解案情。电子卷宗同步生成后，审委会办公室可通过审委会系统向审委会委员推送待研究案件，包括案件已生成的电子卷宗和审理报告等详细信息，方便委员全面了解案情，委员可在会前或会上根据需要随时调阅以供研究讨论，发表最恰当、最成熟的意见和建议。

　　4.合议庭成员同时阅卷，解决“合而不议”问题。为落实合议庭责任制，对于普通程序的案件，合议庭成员之间必须交叉阅卷，发表意见。但是纸质卷宗流转慢，阅卷占用时间长，而且卷宗材料只有一份，合议庭成员合议案件时只能交叉翻阅材料，导致不是承办人的法官往往只听案情介绍，简单附和承办法官的意见，这极不利于案情的分析和案件研判。电子卷宗同步生成恰恰能解决这个难题，在合议庭成员合议之前，非承办法官可通过浏览随案同步生成的电子卷宗了解、分析案情、查阅法律文献，解决了“合而不议”的问题，提高了合议庭合议案件的效率和质量。

　　5．审执关联，执行调阅审理卷宗方便快捷。每一件执行案件都来源于审理案件，案件执行过程中，执行员往往需要通过调阅审理卷宗了解案情，以便采取最及时、最有效的执行方式。在系统中将执行案件与对应审理案件相关联，并赋予执行员调阅电子卷宗的权限，执行员通过计算机客户端即可轻松查阅审理卷宗，既减轻了自己和档案管理员的工作量，同时也减少了重复翻阅对纸质卷宗造成的损坏。

　　（二）服务审判管理，构建案件评查新模式

　　充分发挥电子卷宗的优势,实现电子卷宗与案件评查的高效对接,构建高效精准节约的案件评查新模式。

　　1.网上评查，切实提高评查效率。传统的案件评查依托纸质卷宗，卷宗交接程序繁琐、评查周期长，影响承办人正常办案质效。为提高评查效率，在电子卷宗系统中建立统一的评查账号，赋予评查组成员相关权限，案件评查员使用评查账号登录查看待评查案件，并逐项填写案件评查表，案件评查部门对评查员填录评查问题汇总分类后撰写评查报告，及时向办案部门反馈存在的问题并督促整改。使用电子卷宗系统开展案件评查，既可以最大程度的减少借调纸质卷宗对案件办理过程造成的干扰，也可以提高评查效率。

　　2.精准评查，切实提高评查针对性。传统的案件评查模式难以实现同类文书、同种犯罪有针对性的归类评查，如果进行同类对比评查，需对纸质卷宗进行分类，极不方便，难以有效发现问题。而通过电子卷宗系统，评查员只需在系统中检索关键字，就可以同时对所有涉及该关键字的文书和案件进行评查，并及时找出问题。

　　3.实时评查，切实提高案件监督时效性。以往的案件评查范围基本局限于已结案件，存在评查滞后性，对于评查中发现的问题难以做到及时全面的修正。而依托电子卷宗同步生成，对所有网上办理的案件，评查人员不仅可以利用查阅电子卷宗和相关入卷文书全面检查案件实体内容，还可以对网上案件办理实现实时、动态的流程监控。一旦发现案件存在实体和流程问题，可及时提醒承办人予以修正，有效避免案件“带病出炉”。

　　（三）服务人民群众，开辟阅卷新模式

　　1.设立电子借阅室，网上审批，依规借阅。传统的纸质卷宗借阅过程，纸质审批手续繁琐，借阅卷宗耗时长，依托电子卷宗借阅系统，可实现网上审批、网上借阅、在线打印或刻盘。在诉讼服务中心设立电子借阅室，安装阅卷专用电脑、监控设备，当事人、律师或其他机关工作人员可在电子卷宗借阅系统中进行身份认证，根据阅卷案号、当事人姓名等信息提出阅卷申请，在电子卷宗借阅系统中层报分管领导审批后，档案室可依规定向借阅人推送相关电子卷宗信息，借阅人在电子借阅室即可完成卷宗借阅。如借阅人需打印或刻盘，可在线加水印打印或加密刻盘，以保证借阅人无法摘录已打印的卷宗已作他用，或在光盘丢失时，无密码无法读取光盘内容。

　　2.线上质证，避免当事人路途奔波。法院信息化蓝皮书[6]提出，要培养网络思维，提升思想认识。消除法官对于互联网的心理障碍和技术障碍，提升其对“互联网+人民法院工作”的思想认识；以基层群众司法需求为导向，让广大群众利用互联网更好地行使诉权。法院审理的案件中不乏当事人不在本地的情况，除开庭外的质证活动组织起来比较困难，很多当事人因为路途远而拒绝参与庭审外的质证活动。电子卷宗同步生成工作推进后，承办部门在接收纸质证据材料后及时扫描录入系统，通过信息技术手段实现内外网数据安全交换，将一方当事人提交的证据电子版推送给对方当事人进行质证，当事人通过互联网在线填写质证意见，全程留痕，质证结果和质证过程记录在案。

　　六、结语

　　最高人民法院院长周强大力推进审判信息化改革，并形象的称司法改革和信息化建设是人民司法事业发展的“车之两轮、鸟之两翼”[7]。信息化是人民法院又一场深刻的自我革命，信息化已成为司法能力和司法体系的重要组成部分，电子卷宗的同步生成及其深度利用必将助力创造新的审判方式，为打造“智慧法院”增砖添瓦。

　　[1]课题负责人：张黎伟

　　课题组成员：李文霞、魏强、张喆、由蓓蓓

　　[2]《人民法院诉讼文书立卷归档办法》，法[办]发[1991]46号　最高人民法院于1991年12月24日发布。

　　[3]《政法机关跨部门案件卷宗标准化思路研究》，作者：深圳市标准技术研究院  方莹。

　　[4]《检察日报》2015年12月9日第003版，《健全机制推进电子卷宗系统应用》，作者：最高人民检察院案件管理办公室  申云天、宋少鹏

　　[5]《信息视野下的刑事卷宗移送制度的研究》，作者：重庆邮电大学法学院  陈军。

　　[6]法院信息化蓝皮书，全称为《法治蓝皮书•中国法院信息化发展报告No.1（2017）》，中国社会科学院法学研究所、社会科学文献出版社联合主办。

　　[7]最高人民法院院长周强在2015年7月1日至2日召开的全国高级法院院长座谈会上的发言。